Zentrales Risikomanagementsystem

Internes Kontrollsystem (IKS)

Mit der konzernweiten Implementierung eines IKS stellt MAN anhand von geeigneten organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen sicher, dass Geschäftsaktivitäten vollständig, richtig, zeitnah und effizient durchgeführt werden – entsprechend der gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien. Das IKS sichert die Geschäftsprozesse auf Funktions- und Transaktionsebene ab und ergänzt damit den GRC-Regelprozess.

Die internen Kontrollen reduzieren prozessinhärente systemische Risiken. So sollen wesentliche Fehlaussagen in der Finanzberichterstattung verhindert und Risiken durch die Nichteinhaltung von Gesetzen und internen Richtlinien sowie operative wirtschaftliche Risiken (z.B. durch unberechtigte operative Entscheidungen) minimiert werden.

Durch die regelmäßige Überprüfung des IKS auf Vollständigkeit, geeignete Ausgestaltung sowie Effektivität der definierten Kontrollen soll sichergestellt werden, dass bestehende Regelungen zur Reduzierung von prozessualen und organisatorischen Risiken auf allen Ebenen innerhalb der MAN Gruppe eingehalten werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die IKS Manager auf Teilkonzernebene und die IKS Koordinatoren in den MAN Gesellschaften sind für die Umsetzung der IKS relevanten Prozesse verantwortlich. Die jeweiligen Prozessverantwortlichen stellen sicher, dass alle Risiken der Prozesse in ihrem Verantwortungsbereich identifiziert, dokumentiert und durch entsprechende Kontrollen adressiert werden. Zudem sind sie für die Definition und Umsetzung von Maßnahmen zur Behebung möglicher Kontrollschwächen zuständig. Die Kontrollverantwortlichen führen die Kontrollen durch und informieren den Prozessverantwortlichen über mögliche Kontrollschwächen.

Die Wirksamkeit des IKS wird in mehreren Schritten überwacht. Die Prozessverantwortlichen verifizieren regelmäßig die Aktualität der Kontrollen (Designtest). Im Rahmen der Wirksamkeitstests wird darüber hinaus durch interne Tester überprüft, ob die Kontrollen in der Realität greifen. In der Jahresabschlussprüfung wird zudem vom externen Wirtschaftsprüfer die Ordnungsmäßigkeit des IKS geprüft. Auch die Abteilung Corporate Audit hat den Auftrag, das IKS zu überprüfen.

Die Ergebnisse dieser kontinuierlichen Prüfungen werden in internen Gremien in regelmäßigen Abständen vorgestellt und Maßnahmen zur Weiterentwicklung des IKS abgeleitet.