MAN Compliance Programm

Engagement bei MAN

Tone from the Top

Der Vorstand der MAN Gruppe ist sich seiner Verantwortung für Compliance bewusst und nimmt diese vollumfänglich wahr. Die Compliance Officer erstatten gegenüber dem Vorstand der MAN SE und dem Vorstand der Teilkonzerne sowie gegenüber den Leitern anderer Fachbereiche (wie beispielsweise Legal, Accounting, Controlling und Corporate Audit) regelmäßig Bericht über die Fortschritte der Compliance Aktivitäten, etwaige Compliance Vorfälle und die insoweit ergriffenen Maßnahmen. Der Vorstand und die Führungskräfte von MAN begreifen Compliance als integralen Bestandteil des Unternehmens. Sie fördern eine Kultur der Transparenz und Integrität. Compliance Verstöße werden nicht toleriert.

„Compliance und Integrität sind zentrale Bestandteile der MAN-Unternehmensstrategie. Jeder einzelne Mitarbeiter muss sich seiner individuellen Verantwortung bewusst sein und seinen Beitrag dazu leisten, dass wir gemeinsam unsere gesellschaftliche Verantwortung erfüllen und nachhaltig erfolgreich sein können. Die Einhaltung von Gesetzen, ethischen Grundwerten und internen Richtlinien ist für uns alle selbstverständlicher Maßstab unseres Handelns - an jedem Ort und zu jeder Zeit. Beim Thema Gesetzesverstöße kennen wir keine Toleranz“, sagt Joachim Drees, Vorsitzender des Vorstands der MAN SE und der MAN Truck & Bus SE.

Kommunikation

Compliance Themen werden regelmäßig in MAN internen Medien, wie beispielsweise Newslettern, Mitarbeiterzeitungen und im Intranet, kommuniziert. Neue Compliance Richtlinien werden zudem nicht nur über das Intranet und per Email an die Mitarbeiter kommuniziert, sondern auch im Rahmen von Compliance Schulungen vermittelt. Die Kontaktdaten der GRC Organisation sind im Intranet der MAN Gruppe veröffentlicht; Mitarbeiter können sich jederzeit bei Zweifeln oder Fragen an die Mitarbeiter der GRC Organisation wenden. Darüber hinaus können Mitarbeiter weltweit auch das Compliance Helpdesk kontaktieren, um Fragen zu stellen und sich über Compliance Themen zu informieren.

Durch weitergehende Kommunikationsmaßnahmen, wie beispielsweise die Organisation von internen Informationsveranstaltungen sowie die Entwicklung einer internen Plakat-Kampagne zu Compliance, werden Mitarbeiter umfassend zum Thema Compliance informiert und sensibilisiert. Sowohl in Vorstandssitzungen als auch bei Führungskräfteveranstaltungen steht Compliance regelmäßig auf der Agenda.

Reporting und Prüfung

Um die Nachhaltigkeit des Compliance Programmes zu gewährleisten, überprüft MAN fortlaufend dessen Effizienz und Wirksamkeit. So wurde beispielsweise im Jahr 2015 das in der MAN Gruppe implementierte Compliance Management System durch eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW Prüfungsstandard 980 geprüft und als angemessen und wirksam bestätigt. Zudem wird durch die beschriebenen Compliance Kontrollen und die Analyse etwaiger Compliance Verstöße für die Entdeckung möglicher Schwachstellen der GRC Organisation und eine entsprechende Anpassung des Compliance Systems Sorge getragen.

Darüber hinaus hält die GRC Organisation die Umsetzung der Compliance Maßnahmen und laufenden Projekte kontinuierlich nach. So wird beispielsweise regelmäßig erfasst und ausgewertet, wie viele Business Partner im Business Partner Approval Tool erfasst und wie viele Anfragen am Compliance Helpdesk bearbeitet wurden. Die Effizienz der GRC Organisation wird damit fortlaufend geprüft.