MAN Truck & Bus

Compliance & Risk

Hände liegen aufeinander

Wir schaffen Werte mit Werten

MAN trägt als weltweit tätiges Unternehmen mit vielen Geschäftsbereichen und einer langen Tradition gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Kunden, Mitarbeitern, Kapitalgebern und der Öffentlichkeit. Zu dieser gesellschaftlichen Verantwortung gehört, dass MAN sich jederzeit und überall an die geltenden Gesetze hält, ethische Grundwerte respektiert und nachhaltig handelt.

Porträt von Alexander Vlaskamp

Compliance und Integrität sind essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb MAN und mit unseren Geschäftspartnern.

Alexander Vlaskamp − Vorstandsvorsitzender von MAN Truck & Bus SE

Compliance und Integrität

Ein Kompass liegt auf einem Felsen

Compliance und Integrität sind fundamentale Bestandteile der MAN Strategie und müssen auf allen Konzernebenen und von allen Mitarbeitern, das heißt dem Vorstand, den Führungskräften und jedem einzelnen Arbeitnehmer gleichermaßen gelebt werden.

Dabei geht es zum einen um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie unternehmensinterner Richtlinien, Regeln und Standards. Zum anderen ist Integrität als einer der fünf Unternehmenswerte die Basis einer offenen Unternehmenskultur. Hierbei steht das Bewusstsein und Verständnis von nachhaltigem und integrem Handeln bei jeder Situation im Arbeitsleben im Vordergrund. Die Grundlage schafft der Code of Conduct als Regelwerk für alle Mitarbeiter bei MAN. Die MAN Governance, Risk & Compliance (GRC) Organisation unterstützt die Mitarbeiter mit diversen Maßnahmen darin, dass Compliance und Integrität konzernweit gelebt und umgesetzt werden. Jeder Mitarbeiter ist verantwortlich dafür, die internen und externen Regeln und Gesetze einzuhalten. Und diese Verantwortung endet dabei nicht am Arbeitsplatz. Auch als und für Geschäftspartner stellt MAN Erwartungen zur Einhaltung der sozialen Verantwortung, ebenso wie das Unternehmen sich seiner Verantwortung für die Gesellschaft bewusst ist. Darunter fällt beispielsweise das Statement zum UK Modern Slavery Act , wo MAN explizit auf Maßnahmen verweist, wie die Einhaltung von Menschenrechten innerhalb und außerhalb des Unternehmens sichergestellt wird.

MAN Compliance Programm

Compliance und Integrität sind in allen Bereichen des Unternehmens relevant. Aus diesem Grund wurde das MAN Compliance Programm definiert. Es liegt dem gesamten ethischen und moralischen Wertekanon des Unternehmens zugrunde:

Eine Grafik zur Erklärung des MAN Compliance Programm

Prävention

Das MAN Compliance Programm fördert eine Kultur der Integrität und Transparenz. Durch zahlreiche Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen wird bei den Mitarbeitern das Bewusstsein für Compliance- und Integritätsthemen gestärkt und somit wird Compliance Verstößen präventiv entgegengewirkt.

Aufdeckung

Trotz Präventionsmaßnahmen können Compliance Verstöße auftreten. Über diverse Meldewege und eigene Kontrollsysteme werden Verstößen aufgezeigt und anschließend sorgfältig und vertraulich untersucht.

Reaktion

Compliance Verstöße werden bei MAN nicht toleriert. Aufgedeckte Verstöße werden unverzüglich und effizient abgestellt. Darüber hinaus werden erforderliche Maßnahmen umgehend veranlasst.

Mitgliedschaften in externen Organisationen

Zwei Männer besprechen sich in einem Büro hinter einer Glasscheibe

MAN engagiert sich auch außerhalb der eigenen Konzerngrenzen für Compliance. Die GRC Organisation tauscht sich regelmäßig mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft zu aktuellen Compliance Themen aus.

MAN unterstützt und fördert gemeinsam mit TRATON den Kampf gegen Korruption und vertritt diese Position gemeinsam mit anderen Wirtschaftsunternehmen in folgenden Organisationen:

Transparency International

Global Compact der Vereinten Nationen

Deutsches Institut für Compliance (DICO)

Code of Conduct

Menschen geben einander ein High Five

Für Mitarbeiter

Der MAN Code of Conduct gilt für alle MAN Mitarbeiter, das heißt Vorstand, Führungskräfte und jeden einzelnen Arbeitnehmer gleichermaßen. Er bildet gemeinsam mit den Unternehmenswerten Respekt, Teamgeist, Verantwortung, Kunde zuerst und Verschwendung vermeiden das Herzstück der Unternehmenskultur von MAN. Der Code of Conduct richtet sich gezielt an die Mitarbeiter von MAN und gibt für Situationen, in denen die Mitarbeiter besonders auf verantwortungsvolles Handeln achten müssen, konkrete und verbindliche Grundsätze vor. Anhand von Beispielen beschreibt er, wie mit Konfliktsituationen im alltäglichen Geschäft umgegangen werden kann.

Menschen besprechen sich in einem Büro

Für Lieferanten und Business Partner

MAN erwartet, dass auch Lieferanten und Business Partner sowie deren Mitarbeiter verantwortungsvoll handeln und sich jederzeit und überall an geltende Gesetze halten und ethische Grundwerte respektieren.

MAN hat deshalb einen eigenen Code of Conduct für Lieferanten und Business Partner herausgegeben, der ethische Mindeststandards enthält, zu deren Einhaltung sich die Lieferanten und Business Partner von MAN verpflichten.

Risikomanagement

Eine Grafik zur Erklärung des Systems zum Risikomanagement bei MAN

MAN ist einer Vielzahl an Risiken ausgesetzt, denn unternehmerisches Handeln ohne Risiken ist nicht möglich. Diese ergeben sich aus dem unternehmerischen Handeln selbst oder externen Einflüssen. Daher hat MAN eine wirksame, auf die Belange der Geschäftsaktivitäten ausgerichtete Kombination von Risikomanagementsystemen implementiert.

Folgende weltweit ausgerollte Management-Systeme bilden dabei die Grundlage für das Risikomanagement bei MAN:

  • Business Continuity Management (BCM)
  • Enterprise Risk Management (ERM)
  • Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Continuous Controls Monitoring (CCM)

Die gewonnen Informationen werden aggregiert, in den Gesamtkontext des Unternehmens eingeordnet, durch die Risikoverantwortlichen gemanagt und regelmäßig an den Vorstand und relevante Entscheidungsgremien berichtet.


Unser Hinweisgebersystem

Menschen sind schemenhaft zu erkennen

Integrität und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie der Grundsätze unseres Code of Conduct und unseres Code of Conduct für Lieferanten und Geschäftspartner haben oberste Priorität und sind Eckpfeiler unserer Unternehmenskultur. Um diesen Werten gerecht zu werden und potenzielle Risiken aufgrund von Regelverstößen zu vermeiden bzw. zu minimieren, ist es entscheidend, dass potenzielle Regelverstöße von Mitarbeitern oder externen Partnern frühzeitig erkannt, geklärt und abgestellt sowie – sofern notwendig – disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden. Um eine Speak-up-Kultur zu fördern und potenzielles Fehlverhalten aufzudecken, betreibt die TRATON GROUP ein globales, unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem, das in Zusammenarbeit zwischen den Marken und dem TRATON Investigation Office verwaltet wird. Das TRATON Investigation Office ist die zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber.

Das konzernweite Hinweisgebersystem und die Verfahren zur Durchführung interner Untersuchungen sind in einer internen Markenrichtlinie geregelt.

Unser Hinweisgebersystem basiert auf Grundprinzipien wie dem Schutz von Hinweisgebern und von Personen, die von der Untersuchung betroffen sind oder diese unterstützen. Wir respektieren das Recht von Hinweisgebern auf Vertraulichkeit und wahren die Unschuldsvermutung und die Fairness der Untersuchungen gegenüber allen betroffenen Personen. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem eingehen, werden fair, zeitnah und angemessen geprüft und mit höchster Vertraulichkeit behandelt. Es werden keine Maßnahmen ergriffen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren. Jede Meldung in böser Absicht wird jedoch als schwerer Regelverstoß behandelt.

Dedizierte Funktionen der MAN Truck & Bus in den Bereichen Governance, Risk & Compliance, Security, Audit, Legal und HR/People and Culture unterstützen die Untersuchungen. Eine Untersuchung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Sachverhalts und bei begründetem Verdacht auf einen Regelverstoß eingeleitet. Die mit dem Hinweisgebersystem und internen Untersuchungen befassten Abteilungen der MAN Truck & Bus arbeiten eng mit den Kolleginnen und Kollegen des TRATON Investigation Office zusammen, insbesondere bei möglichen schweren Regelverstößen.

Es liegt in der Verantwortung eines jeden Mitarbeiters unser Unternehmen vor Rechtsverstößen und deren negativen Folgen zu schützen.

Dr. Bernhard Lippsmeier − Leiter Governance, Risk & Compliance, Chief Compliance Officer MAN Truck & Bus

Unsere Hinweisgeberkanäle

Unser Hinweisgebersystem bietet die folgenden Kanäle, um potenzielle Verstöße von Mitarbeitern oder externen Partnern zu melden, um eine schnelle Untersuchung und angemessene Reaktion unseres Unternehmens zu ermöglichen. Dies schränkt jedoch nicht das gesetzlich geschützte Recht ein, sich an die zuständigen Behörden zu wenden.

Um Hinweise auf mögliche Verstöße im Bereich der Wirtschaftskriminalität wie Korruption oder Kartellrecht, Datenschutzfragen sowie Risiken und Verstöße in Bezug auf Menschenrechte und Umweltschutzpflichten oder andere interne und gesetzliche Regelungen zu melden, können Hinweisgeber weltweit das TRATON Speak up! Portal nutzen, das rund um die Uhr in mehreren Sprachen zur Verfügung steht.

Hinweisgeber können sich auf Speak up! mit ihrem Namen registrieren oder Hinweise anonym abgeben. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt. Auch wenn ihre bevorzugte Sprache im Meldekanal nicht angeboten wird, können Hinweisgeber Meldungen in jeder Sprache einreichen. Unser Hinweisgeberportal wird von einem Dritten angeboten, der das Portal auf externen, zertifizierten Servern (mit Sitz in Deutschland) betreibt, sodass Hinweisgeber Hinweise anonym und in nicht nachverfolgbarer Art und Weise an uns richten können.

Speak Up! ist von jedem internetfähigen PC unter https://www.bkms-system.net/TRATON zugänglich.

Interne und externe Hinweisgeber können jederzeit und in allen Sprachen potenzielle Regelverstöße oder Risiken im Zusammenhang mit Menschenrechten oder Umweltschutzpflichten direkt und vertraulich an die Kolleginnen und Kollegen des TRATON Investigation Office melden:

Postanschrift

TRATON SE
TRATON Investigation Office
Hanauer Straße 26
80992 München
Deutschland

investigation-office@traton.com

Die entsprechenden Teams stehen Ihnen persönlich, telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.

Hinweisgeber haben jederzeit die Möglichkeit, ihr Anliegen an folgende interne Stellen zu richten:

  • Direkte Vorgesetzten
  • Personalabteilung / People & Culture-Funktion (lokal oder zentral)
  • Corporate Internal Audit/ Interne Revision
  • Corporate Security
  • Compliance-Abteilung/Lokale Compliance Officer
  • Lokal oder regional benannter Ansprechpartner für die meisten unserer Gesellschaften mit Sitz in der EU.

Die genannten Ansprechpartner leiten die Informationen dann wie in unseren internen Verfahren festgelegt an die speziellen Hinweisgeberfunktionen weiter.

Regelverstöße können auch über die 24/7-Hinweisgeber-Hotline der Volkswagen AG gemeldet werden. Die Hotline ist rund um die Uhr erreichbar und nimmt Hinweise zu allen Marken des Volkswagen Konzerns entgegen – auf Wunsch auch anonym. Alle Hinweise, die Unternehmen der Man Truck & Bus betreffen und über die Hotline eingehen, werden direkt an das TRATON Investigation Office weitergeleitet.

So erreichen Sie die Hinweisgeber-Hotline:

+800 444 46300 * (internationale kostenfreie Nummer)

+49 5361 946300 (gebührenpflichtige Nummer, falls Ihr lokaler Telefonanbieter den kostenfreien Service nicht unterstützt)

* Je nachdem, aus welchem Land Sie anrufen, ist es möglich, dass die internationale kostenfreie Hotline nicht verfügbar ist, da einige Telefonnetzbetreiber den Dienst nicht unterstützen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die angebotene gebührenpflichtige Rufnummer oder die länderspezifische Rufnummer.

Länder Gebührenfreie Nummer Lokale Telefonnummer
Brasilien
0800 5912743 021 23911381
Mexiko 001 800 4610242 0155 71000355
Slowakische Republik 0800 002576 02 33325602
USA 833 6571574 908 2198092
Südafrika 0800 994983 021 1003533
Malaysia 1 800 819523 0154 6000099
Argentinien 0800 6662992 011 52528632
Deutschland 0800 444 46300 05361 946300

Die Volkswagen AG hat zwei externe Anwälte (Ombudspersonen) beauftragt, welche die Weiterleitung von Hinweisen an das TRATON Investigation Office – auf Wunsch auch anonym – unterstützen bzw. sicherstellen können.

Informationen zu den Ombudsleuten im Volkswagen Konzern finden Sie hier .

Wir ermutigen zur Meldung von Fehlverhalten über die oben beschriebenen internen Meldekanäle.

Basierend auf der EU-Whistleblowing-Richtlinie, haben die EU-Mitgliedstaaten jedoch ausgewiesene Behörden definiert (oder werden dies zeitnah tun), die auch Meldungen von Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen. Eine Übersicht dieser externen Meldekanäle ist hier verfügbar.

Wie bearbeiten wir Ihre Meldung?

In unserem Unternehmen können Hinweise auf mögliche Regelverstöße von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten über verschiedene Kanäle zu jeder Zeit und in jeder Sprache gemeldet werden. Hinweise gehen dann beim TRATON Investigation Office ein, die sicherstellen, dass gründliche und angemessene Untersuchungen vertraulich und zeitnah durchgeführt werden.

Die qualifizierten und erfahrenen Kolleginnen und Kollegen des TRATON Investigation Office prüfen jede Meldung auf potenzielles Fehlverhalten gründlich und bearbeiten den Prozess systematisch gemäß der geltenden Markenrichtlinie. Zunächst erhalten Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung vom TRATON Investigation Office, das die Meldung dann auf mögliche rechtliche Risiken prüft. Dazu gehört die Klärung von Fragen zum gemeldeten Sachverhalt und das Einholen verfügbarer Fakten, insbesondere von den Hinweisgebern. Ergibt sich aus dieser ersten Auswertung der begründete Verdacht auf einen schweren Regelverstoß, wird eine Untersuchung durch eine Untersuchungseinheit innerhalb der MAN Truck & Bus eingeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung durch das TRATON Investigation Office rechtlich bewertet und geeignete Maßnahmen empfohlen. Deutet der Hinweis nicht auf einen schweren Regelverstoß hin, kann der Fall an eine geeignete Stelle innerhalb der MAN Truck & Bus übergeben werden, die dann selbstständig ermittelt und bewertet, jedoch mit der Möglichkeit, vom TRATON Investigation Office angeleitet zu werden. Hinweisgeber oder beteiligte Mitarbeiter können sich jederzeit an das TRATON Investigation Office wenden, um sich über den Stand und das Ergebnis der Untersuchung zu informieren. Das Ergebnis wird, soweit rechtlich möglich, auch unter Berücksichtigung des Need-to-know-Prinzips mitgeteilt. Die Bearbeitungszeit variiert jedoch je nach Gegenstand der Untersuchung.

Mögliche Verstöße gegen den Code of Conduct für Lieferanten und Geschäftspartner durch Geschäftspartner, Lieferanten und andere Dritte, einschließlich Risiken und Verstöße in Bezug auf Menschenrechte und Umweltverpflichtungen, können auch an das TRATON Investigation Office gemeldet werden. Das TRATON Investigation Office informiert die zuständigen Abteilungen, die den gemeldeten Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehört insbesondere, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße und/oder Risiken zu minimieren oder abzustellen.

Weitere Informationen zur Verfahrensordnung für den Beschwerdemechanismus der TRATON GROUP finden Sie hier. Darüber hinaus hat die MAN Truck & Bus eine Grundsatzerklärung zu Menschenrechten veröffentlicht, in der die Erwartungen an die Organisation und an Lieferanten zum Schutz und zur Achtung der Menschenrechte beschrieben werden.

Datenschutz für Hinweisgeber: Das TRATON Investigation Office erhebt und verarbeitet die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Beurteilung und Bearbeitung Ihres gemeldeten Hinweises. Weitere Informationen zum Datenschutz und den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie hier.

Haben Sie Bedenken oder Feedback zu unseren Produkten oder Dienstleistungen?

Wenn Sie Fragen oder Anfragen zu unseren Produkten oder Ihrem Fahrzeug oder Feedback bzw. Beschwerden zu Dienstleistungen haben, die von uns oder unseren Geschäftspartnern (z. B. Vertriebsstätten oder Werkstätten) erbracht werden, wenden Sie sich bitte an unsere Kundenservice-Center .

Haben Sie weitere Fragen?

Bei Fragen oder Verbesserungsvorschlägen zum Hinweisgebersystem wenden Sie sich bitte jederzeit an das TRATON Investigation Office .

Sie erreichen uns unter investigation-office@traton.com

Kontakt

MAN Truck & Bus SE
Governance, Risk & Compliance (GO)

Dachauer Str. 667
80995 München
Deutschland


compliance@man.eu